Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU) précisent les modalités d'accès et d’utilisation de la plateforme collaborative de l’environnement de gestion de projets de l’intranet de la Communauté d’agglomération Lens Liévin (CALL).

Article 1 : Objet de la plateforme

L’intranet de la CALL a pour objectif de proposer des espaces collaboratifs en ligne, dont les responsables et animateurs en sont obligatoirement des agents de la CALL.

Elle a pour but principal de favoriser le « mode projet » par des échanges en ligne (discussions, commentaires, partage de documents, de calendrier, suivi de tâches etc…).

Article 2 : Conditions d'accès et d'utilisation

La plateforme collaborative de gestion de projets est accessible depuis le lien : https://projets.lacove.fr.

La plateforme est gratuite et ouverte 24h/24 et 7j/7. La CALL se réserve la possibilité d'interrompre, de suspendre momentanément ou de modifier sans préavis l'accès à tout ou partie du service, afin d'en assurer la maintenance, ou pour toute autre raison jugée nécessaire.

Son accès nécessite un identifiant et mot de passe, ainsi qu’une connexion web et un navigateur Internet.

Ces éléments d'identification se déterminent via une procédure d'inscription préalable :

• pour les agents de la CALL : via identifiant et mot de passe d’ouverture de session habituelle ;
• pour les personnes extérieures : sur invitation à rejoindre un espace en ligne via leur mail, puis mails automatiques avec procédure spécifique (création d’un mot de passe personnel notamment).

Il appartient à tous les utilisateurs d’assurer la confidentialité de leur mot de passe ainsi qu’une sécurisation de leur compte (un minimum de 10 caractères contenant au moins 3 conditions sur les 4: 1 lettre minuscule, 1 lettre majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial).

Les codes d’accès sont nominatifs, personnels, incessibles et confidentiels. L’Utilisateur est seul responsable de tout usage qui pourrait être fait de ses identifiant et mot de passe, et seul garant de leur confidentialité, ainsi que de toute utilisation de son Compte.

Toute connexion sera présumée avoir été faite par un membre d’un des espaces en ligne.

Article 3 : Recueil et utilisation de l'adresse e-mail des membres

Pour les personnes extérieures à la CALL (non agents), la création d'un compte sur l’espace projets nécessite d’utiliser une adresse email valide. Cette adresse sert notamment à l’envoi d’un premier mail d’invitation à rejoindre un espace en ligne (la saisie en est faite directement depuis un espace et uniquement par l’agent de la CALL responsable/gestionnaire de cet espace). Il appartient à chaque membre ainsi « invité » de suivre la procédure d’accès ou non, et ainsi de rejoindre ou non l’espace.

Dès l’inscription actée par la plateforme, le membre « extérieur » (hors agent) reçoit un identifiant personnel aléatoirement composé de 10 chiffres. Cet identifiant sera à conserver et à utiliser pour se connecter à l’espace projet pour lequel il est « invité ».

Article 4 : Respect de la protection des données à caractère personnel

Dans une logique de respect de la vie privée de ses Utilisateurs, la CALL s'engage à ce que la collecte et le traitement des données personnelles, effectués au sein de cette plateforme, soient effectués conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données RGPD 2016/679 et à la règlementation nationale associée.

La plateforme est amenée à rassembler et stocker des informations issues de l’activité personnelle des

utilisateurs. Celles-ci se retrouvent à plusieurs niveaux :

• Historique des actions de contribution sur les contenus du site ;
• Historique des activités des contributeurs sur les espaces projet ;
• Historique des actions des contributions et visites renvoyé à des outils tiers via des trackers de statistiques (Matomo) ;
• Historique des actions des utilisateurs tracées dans les fichiers de logs.

Les informations collectées font l’objet de traitements par les services informatiques et Gestion de l’information - ayant pour finalité l’accès, l’utilisation et la maintenance de la plateforme (et uniquement pour les espaces dédiés auxquels ont accès les membres invités : agents ou personnes extérieures). Elles pourront également faire l’objet d’études statistiques anonymes.
Les informations personnelles sont collectées au titre de l’intérêt légitime de la CALL afin de garantir le bon fonctionnement de la plateforme.

Les membres des espaces peuvent compléter ou non leur fiche de présentation, à leur convenance, selon les champs proposés en ligne Ces fiches de présentation des membres ne sont accessibles qu’aux membres de chaque espace dédié.

Ces données sont conservées et stockées pendant toute la durée de leur traitement et une année à compter du départ de l’agglomération pour un agent ou de la dernière connexion à la plateforme pour un compte extérieur. sur les serveurs de l’application gérés par la CALL et situés en France.

Conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données RGPD 2016/679 et à la réglementation nationale associée, vous bénéficiez des droits d’accès, de rectification, d’effacement de vos données, ou encore de limitation de leurs traitements. Vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant en raison d’un motif légitime et si une obligation légale ne s’y oppose pas. Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour l’exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser, à tout moment, au Référent RGPD de la CALL à l’adresse referentRGPD@agglo-lenslievin.fr

Vous pouvez également contacter le Délégué à la Protection des Données : https://www.demarches- simplifiees.fr/commencer/formulaire-de-saisie-du-dpo ou introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous le jugez utile.

Article 5 : Modification du service, désactivation ou suppression de compte

Il appartient uniquement aux responsables des espaces d’en gérer les membres : ajout ou suppression (ou

bien aux administrateurs en cas de force majeure, via demande écrite et motivée).

Lorsqu’un espace en ligne peut ou doit être clôturé (fin du projet, inactivité etc), les administrateurs le suppriment à la demande écrite et motivée de la personne responsable d’espace. ATTENTION : Une fois cet espace supprimé, et dans le cadre de l’environnement technique actuel, tout son contenu est définitivement perdu (alternative à ce jour pour ne pas supprimer définitivement l’espace : supprimer tous les membres par la ou le responsable de l’espace, et ainsi supprimer tout accès à l’espace, tout en conservant les contenus déjà édités, pour une éventuelle réouverture ultérieure ou à des fins de conservation ou archivage).

Article 6 : Modification de paramètres du compte ou résiliation de l’inscription à la demande d’un membre

• Pour un membre extérieur utilisateur (hors agent de la CALL)

À tout moment, en cas de perte ou d'oubli du mot de passe, l'utilisateur peut effectuer une demande de réinitialisation de son mot de passe, via le lien « J’ai oublié mon mot de passe », proposé sous les champs de saisie des identifiants, en page de connexion de la plateforme (attention : bien sélectionner « Utilisateurs externes » comme « Population »).

Le membre extérieur peut également modifier lui-même son mot de passe (toujours en utilisant le lien « J’ai oublié mon mot de passe » - via une procédure simple à suivre en ligne).

Un lien est alors envoyé sur l'adresse mail utilisé pour le compte. En suivant ce lien, l'utilisateur devra définir un nouveau mot de passe pour se connecter à nouveau. En aucun cas le mot de passe oublié ne pourra être restitué à l'utilisateur, en raison du protocole de sécurité et d’accès mis en œuvre.

Si l'utilisateur (pour les membres extérieurs uniquement – hors agents de la CALL) souhaite supprimer son inscription à la plateforme, il doit en faire la demande aux administrateurs de la plateforme (voir rubrique « Contacts » sur ou prendre l’attache de l’agent responsable d’un espace, qui fera le lien avec les administrateurs. Attention : la suppression du compte entraîne automatiquement la suppression de tous les accès si l’utilisateur est membre de plusieurs espaces. Aucune donnée personnelle d’un membre n’est conservée une fois son compte extérieur supprimé de la plateforme.

Le membre extérieur qui ne souhaite plus faire partie d’un espace (mais souhaite conserver son compte et/ou participer à un autre espace), doit demander sa suppression au responsable de l’espace (qui effectuera en ligne la démarche : rubrique « Membres » - sur la fiche du membre « Supprimer du projet »).

• Pour un membre agent utilisateur agent CALL

Par défaut, tous les agents ont potentiellement accès à l’intranet et à l’espace collaboratif de projets (compte professionnel actif) mais ils ont accès seulement aux espaces où ils sont invités (invitation effectuée en ligne par les responsables de ces espaces ouverts – NB : aucune notification d’invitation n’est envoyée à l’agent membre).

À tout moment, un agent peut demander à ne plus faire partie d’un espace : il doit demander sa suppression au responsable de l’espace (qui effectuera en ligne la démarche : rubrique « Membres » - sur la fiche du membre « Supprimer du projet »).

Article 7 : Responsabilité

La CALL ne saurait être tenue pour responsable des conséquences d'une intrusion dans un espace par usurpation d'identité. De même, la CALL ne pourra être tenue pour responsable d'une éventuelle impossibilité d'accès à du fait de la configuration particulière des équipements personnels : poste informatique / smartphone / tablette des utilisateurs ou de leur accès à un réseau Internet.

Le membre utilisateur (agent CALL utilisateur ou membre extérieur invité) s’engage à signaler dans les meilleurs délais à la CALL tout incident de sécurité (piratage, vol de moyen d’authentification, usurpation d’identité, virus...) qui nécessiterait de suspendre l'utilisation de son compte utilisateur et de son adresse de messagerie ou de prendre des précautions particulières.

Article 8 : Propriété intellectuelle

La plateforme et ses espaces constituent une « œuvre » dont la CALL et Ametys Territorial sont les auteurs au sens des articles L. 111.1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. Les bases de données et éléments figurant dans la plateforme sont également les propriétés de la CALL.

Les informations fournies par les utilisateurs le sont sous leur propre responsabilité. Elles doivent être exactes, licites et ne pas nuire aux intérêts des tiers. La CALL se réserve le droit de supprimer tout ou partie du Contenu Utilisateur, à tout moment et pour quelque raison que ce soit, sans avertissement ou justification préalable. L'Utilisateur ne pourra faire valoir aucune réclamation à ce titre.

Toute reproduction, représentation, utilisation ou modification, par quelque procédé que ce soit et sur quelque support que ce soit, de tout ou partie d’un espace collaboratif, de tout ou partie des différents éléments qui le composent, sans avoir obtenu l'autorisation préalable des auteurs est strictement interdite.

Le non-respect par un Utilisateur des obligations mises à sa charge par les présentes CGU peut entraîner des sanctions telles que la suspension immédiate de l’accès à l’application ou la résiliation du Compte.

Article 9 : Liens vers d'autres sites (ou hyperliens)

Des espaces en ligne peuvent proposer des liens vers d'autres sites indépendants, au gré des intégrations de   contenus   réalisées   par   les   responsables   ou   les   membres   des   espaces. La CALL ne saurait être tenue responsable du contenu de ces autres sites, ni de la politique de gestion des données personnelles de ces autres sites.

Article 10 : Modifications des CGU

La CALL se réserve le droit de modifier et/ou de mettre à jour, sans préavis, les présentes CGU ainsi que les fonctionnalités de la plateforme en ligne, notamment dans un souci d’évolutions techniques de cet outil.

L'amélioration ou l'ajout d'un service ne fera pas systématiquement l'objet d'une information particulière, l'utilisateur étant en mesure, à chaque connexion, de constater par lui-même le détail des fonctionnalités proposées.

Toute modification remplace et annule les précédentes stipulations. L’entrée en vigueur des CGU modifiées sera effective à compter de leur mise en ligne et s'appliqueront dès lors de plein droit.